Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tampere Tunnetuksi ry
Y-tunnus: 0291540-7
Viinikankatu 47, 33800 Tampere
toimisto@tamperetunnetuksi.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Riikka Töytäri
toiminnanjohtaja
riikka.toytari@tamperetunnetuksi.fi
puh. 040-5821949

3. Yhdistyksen toiminnassa syntyvät seuraavat henkilörekisterit:

Hallintorekisteri

• Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidystä: asiakkaan/asiakasyrityksen yhteishenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti, valokuva
• Henkilötietoja käsitellään Tampere Tunnetuksi ry:n tapahtumiin, paraateihin, koulutuksiin, kilpailuihin sekä vapaaehtoistoimintaan liittyvissä asiointi-, markkinointi- ja yhteistyötehtävissä sekä näihin asiallisessa suhteessa olevien toimien toteuttamiseksi. Rekisterissä oleville henkilöille lähetetään tietoa tapahtumista, markkinointimateriaalia sekä ohjeistusta koskien kohdetta/tapahtumaa, johon he ovat vapaaehtoisesti ilmoittautuneet.
• Henkilötietojen käsittelyperusteena katsotaan hallintorekisterin osalta olevan sekä sopimus että oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on edellytys tointen suorittamiseksi.

Jäsenrekisteri

• Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidystä: nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot.
• Henkilötietoja käsitellään jäsensuhteeseen perustuen Tampere Tunnetuksi ry:n jäsenyyteen kuuluvien toimien edistämiseksi ja takaamiseksi, muun muassa jäsentiedotteiden, Tampereen kaupungin tiedotteiden sekä yhdistyksen tapahtumien tiedottamisen yhteydessä. Lisäksi tietoja saatetaan käsitellä jäsensuhteeseen asiallisessa yhteydessä olevien toimien hoitamiseksi osana Tampere Tunnetuksi ry:n toimintaa. Henkilötietoja käsitellään jäsensuhteeseen kuuluvien toimien edistämiseksi ja takaamiseksi, muun muassa jäsentiedotteiden, Tampereen kaupungin tiedotteiden sekä yhdistyksen tapahtumien tiedottamisen yhteydessä. Lisäksi tietoja saatetaan käsitellä jäsensuhteeseen asiallisessa yhteydessä olevien toimien suorittamiseksi osana Tampere Tunnetuksi ry:n toimintaa.
• Henkilötietojen käsittelyperusteena jäsenrekisterin osalta katsotaan olevan sekä sopimus että oikeutettu etu. Tampere Tunnetuksi ry:n on käsiteltävä jäsenen henkilötietoja jäsensuhteen solmimisen vuoksi toteutettavien tointen suorittamiseksi.

Osanottajarekisteri

• Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidystä: Kilpailun osanottajan nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, pituus, paino, valokuva. Lisäksi rekisterissä voidaan käsitellä muita kilpailun toteuttamiseksi edellytettäviä tietoja. Rekisteröidystä kerätään vain kunkin kilpailun toteuttamiseksi tarpeelliseksi katsotut tiedot.
• Rekisteröityjen tietoja käsitellään kilpailun järjestämiseksi sekä yhteydenpitoon rekisteröityjen ja rekisterinpitäjän välillä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä kilpailun järjestämiseen asiallisessa yhteydessä olevien toimien suorittamiseksi.
• Käsittelyperuste tietojen käsittelemiseksi on yhdistyksen oikeutettu etu. Kilpailujen toteuttaminen vaatii rekisteröidyn tunnistamista ja yksilöimistä luotettavalla tavalla ja siten henkilötietojen käsittely kilpailun toteuttamiseksi on tarpeen Rekisterinpitäjän toiminnassa.
• Rekisterit syntyvät kustakin yhdistyksen ylläpitämästä sivustosta itsenäisesti.
• Tampere tunnetuksi ry:n ylläpitämiä sivustoja ovat mm. www.tamperetunnetuksi.fi ja www.rakastampere.fi.

4. Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

Rekisterinpitäjä käsittelee keräämiään henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti huolellisuusperiaatetta noudattaen. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietojen käsittelyn minimoinnin periaatetta, jonka mukaan tietoja käytetään vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä ja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisterissä olevat tiedot ja vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee osoittaa tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä tämän selosteen kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

6. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

7. Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa keräämiänsä henkilötietoja eteenpäin yhdistyksen sisällä sen toimintojen varmistamiseksi. Lisäksi Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja luotetuille yhteistyökumppaneilleen, alihankkijoille tai viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Mikäli tietoja luovutetaan kolmannen osapuolen käsiteltäväksi, varmistaa Rekisterinpitäjä, että henkilötietojen käsittely tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina tietoina. Tiedot suojataan sekä teknisin että organisatorisin keinoin, joilla yhteisesti pyritään saattamaan tietosuojan taso riskiä vastaavaksi.
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot ovat suojattu myös yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja käsitellään vain siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty, ja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Hallintorekisterin osalta tietoja katsotaan tarpeelliseksi säilyttää 6 kuukauden ajan tapahtuman päättymisestä, jonka jälkeen ne hävitetään luotettavalla tavalla.
Henkilötietoja säilytetään huomioiden erityisesti kansallinen erityislainsäädäntö ja muutoinkin voimassa olevan lainsäädännön velvoittamat minimisäilytysajat.